Egy intézmény korszerű, biztonságos és nyomon követhető dokumentumkezelése elsősorban elektronikus úton történik.
A beérkező papír alapú iratok, könyvek vagy adathordozók egyedi azonosítása azonban így is feltétlen szükséges. A könyvtárakban is használatos, jól bevált egyedi dokumentum- és személyazonosítás több esetben is hasznos lehet. Jól segíti a munkát a dokumentumtárakban az RFID-re épített korszerű informatika akár a leltár, a dokumentum megkeresése vagy a kapcsolódó anyagok kiválasztása esetében.
A dokumentum előállításakor nyomtatott vagy utólag felvitt egyedi RFID azonosító gyorsítja és teljes biztonsággal támogatja a dokumentumok automatikus digitalizálását, visszakeresését. Az illetékes dolgozók gyorsan eligazodhatnak a számukra jogosultan betekinthető dokumentumtárakban. A rendszer regisztrálja tevékenységüket, megakadályozza az illetéktelen hozzáférést, de regisztrálja annak szándékát is.
Az eltávolíthatatlan RFID azonosító lehetetlenné teszi a dokumentumok hamisítását, duplikálását. Biztosítja az elektronikus és papíralapú változat utólagos egyértelmű összevetését.