The purpose of the system is to support the inventory process of the User's tangible assets, tools, furniture, infocommunication devices, making it fast, easy and error-free. This document briefly summarises the RFID technology and the supported asset tracking, tracing and inventory workflow which can include identification of IT assets, tracking of various production line machines and their parts, inventory of storage bins, barrels (e.g. wineries, breweries).

Benefits of use

• Greater accuracy and real-time visibility: RFID technology provides real-time data on the location and status of assets, reducing the potential for errors and improving decision-making.
• Improved inventory management and reduced loss: with RFID, inventory control becomes more accurate and the chance of losing assets is significantly reduced.
• Simplified processes and increased productivity: RFID automates many aspects of asset tracking, allowing staff to focus more on more important tasks, improving overall efficiency.
• Compliance with industry regulations and standards: the introduction of RFID technology helps users to comply with industry standards, in particular in tracking and documenting the manufacturing process.

Key milestones of the roll-out:

• Planning, testing: finding the most appropriate software and hardware tools for the task, label selection, placement, encoding, even implementation of a demo system
• RFID labelling: tagging the objects to be tagged, either by programming tags on the spot according to a pre-programmed database, or by assigning pre-programmed tag identifiers to the object.
• Building local infrastructure: implementation of data and power supply network for fixed readers, antenna and sensor cabling, appropriate wireless access for handheld readers. Interconnection possibilities with existing systems.
• Setting up the system: optimisation of operational parameters based on test plant, finalisation of software links (e.g. to ERP).
• Employee training: training employees on how to use the system and any new workflows.
• Support, monitoring: monitoring the continuous operation of the system, making minor changes based on real use, remote assistance as required.

RFID technológia

RFID technológia gyűjtőnév alatt jelen alkalmazásban a Felhasználó számára bevezetésre kerülő, ISO/IEC 18000-63 (EPCglobal Class1 Generation2) rádiós interfész szabvány szerint működő passzív UHF rádiófrekvenciás azonosító eszközöket értünk.
Az ezen szabvány szerint működő eszközök Európában az ETSI 302 208 szabályozásai szerint a 865-868MHz-es sávban ( illetve újabban egyes országokban még 915-921MHz) működhetnek.
A technológia jellemezője, hogy (a vonalkód technikától eltérően) közvetlen rálátás nélkül is működik az olvasó és a tag közti kommunikáció, azonban az olvasó és a tag közt található legtöbb anyag befolyásolja a hullámok terjedését. A víztartalmú anyagok nagyban csillapítják a hullámokat, a fémfelületek pedig visszaverik azokat, így pl. egy fémfelület túloldaláról nem lehetséges a tagek leolvasása. Másik fontos jellemzője a technológiának a több tag (közel)
egyidejű leolvasása, mely olvasó beállítástól függően akár 2-300leolvasás / másodperces olvasási sebességet is jelenthet.
Az RFID technológiát használó eszközöket csoportokra oszthatjuk:

• RFID olvasók : ezek kommunikálnak a tagekkel és az adatokat a feldolgozó egység (pl. PC) felé továbbítják. Képesek írni, olvasni a szabványnak megfelelő tageket a beállított teljesítmény és alkalmazott antenna és magának a tagnek a függvényében meghatározható távolságról. Az olvasók kiépítésük szerint lehetnek:
  • asztali olvasó: beépített antennával, jellemzően USB interfésszel
  • fix telepítésű olvasó: külső antennákkal, GPIO portokkal, jellemzően Ethernet interfésszel
  • kézi olvasó: jellemzően egy érintőképernyős PDA-ba integrált olvasó modul korábban Windows Mobile,  újabban Android operációs rendszerrel, beépített antennával, USB illetve különböző vezeték nélküli interfészekkel (Wifi, Bluetooth)
• RFID tagek/címkék: A megjelölendő objektumokra helyezett RFID tagek (antennából és RFID chipből és hordozóból álló adó-vevők), melyek az olvasóval kommunikálnak, annak elektromágneses terét felhasználva a kommunikációhoz.
• RFID Antennák: az olvasóhoz kapcsolódó antennák végzik a digitális jelek lesugárzását, bizonyos olvasók beépítetten tartalmazzák, egyes típusokhoz külön csatlakoztatható, akár több is egyszerre
• RFID nyomtatók: RFID olvasó modullal felszerelt beépített antennás címkenyomtatók, melyek a címke fizikai megnyomtatásán felül a tagek memóriájának felprogramozására is képesek

RFID címkék elhelyezése

Mivel a különféle anyagok különbözőképpen befolyásolhatják az RFID tagek antennájának kihangoltságát, így eltérő olvasási távolságokat tapasztalhatunk a különböző anyagú megjelölt objektumoknál, azonos olvasó beállítások mellett. A fémes tagek optimális működésüket fémfelületen érik el, ugyanakkor más felületre helyezve őket még jellemzően működőképesek maradnak, de az olvasási hatótávolságuk csökkenhet. Az általános tagek rögzíthetjük fémes
és nem fémes felültre egyaránt olvasási távolságuk hozzávetőleges azonos. A nem fémes tegek csak nem fémes felületen alkalmazhatók, fa, műanyag. Bár az RFID technológia nem igényel közvetlen rálátást a tag és olvasó között, de  hasonlóképpen befolyásolhatják az olvasási távolságot az RFID olvasó antennája és teg közt található anyagok. 

Alkalmas RFID címke / tag kiválasztása

Az RFID címkék / tagek óriási választékban lelhetőek fel a piacon. Különböző méretben és kialakításban.
RFID címke egy közkedvelt méret ebben az alkalmazásban a nem fémes címkére 73x17x 0,1mm.  A fémes címkék alapvetően fémes felületre ragasztava működnek optimálisan, de egyes típusai – általános címkék – nem fémes felületre helyezve is jól használhatók. Jellemző méret: 96x24x1,1mm. A címkék mérete jellemzően az olvasási távolsággal arányos. Az egészen kicsi címkék csupán 5 – 15 cm-es míg a legnagyobbak 4 – 6 m-es olvasási távolságot mutatnak.
Az RFID tagek jellemzően tokozott címkét jelentenek, de egyben egy gyűjtőnevet is a címkékre és a tegekre. A tagekből is komoly válaszék áll rendelkezésre a megfelelő forma, méret, anyag és olvasási távolság kiválasztására. Optimálisan minden különböző eszköztípusra egyedileg kellene a leginkább alkalmas taget kiválasztani, de ez sok termékfajta esetén nehéz és költséges logisztikai feladatot róna az eszköznyilvántartókra. Így javasolt egy kompromisszumos megoldás keresése, és egy két fajta tag használata.

Infokommunikációs és egyéb berendezések ellátása RFID címkékkel

A nagyméretű fémes címke az infokommunikációs berendezések (PC, laptop, VoIP telefon, hálózati eszközök, stb, ) megjelölésére szolgál.
A tag kialakítására jellemző, hogy rendelkezik egy öntapadós hátoldallal, valamint egy fehér, nyomtatható felső felülettel. A kettő között helyezkedik el az RFID antenna valamint a chip.