A rendszer célja, hogy a Felhasználó tárgyi eszköz, szerszám, bútor, infokommunikációs eszköz, leltározási folyamatát támogassa, azt gyorsan, könnyen és hibamentesen elvégezhetővé tegye. Jelen dokumentum röviden összefoglalja az RFID technológiát és a támogatott eszköznyilvántartási, nyomonkövetési és leltározási munkafolyamatoka mely jelentheti az IT eszközök azonosítását, a különböző gyártósori gépek és alkatrészeik követését, tárolórekeszek, hordók (pl. pincészetek, sörfőzdék) készletnyilvántartását.

A használat előnyei

• Nagyobb pontosság és valós idejű átláthatóság: Az RFID technológia valós idejű adatokat nyújt az eszközök helyzetéről és állapotáról, csökkentve a hibák lehetőségét, és javítva a döntéshozatalt.
• Továbbfejlesztett készletkezelés és csökkentett veszteség: Az RFID segítségével a készletellenőrzések pontosabbá válnak, és jelentősen csökken az eszközök elvesztésének esélye.
• Egyszerűsített folyamatok és növelt termelékenység: Az RFID automatizálja az eszközök nyomon követésének több szempontját, így a munkatársak nagyobb figyelmet fordíthatnak a fontosabb feladatokra, ami javítja az általános hatékonyságot.
• Megfelelés az iparági előírásoknak és szabványoknak: Az RFID technológia bevezetése segíti a felhasználókat az ipari szabványok betartásában, különösen a gyártási folyamat nyomon követésében és dokumentálásában.

A bevezetés fő mérföldkövei:

• Tervezés, teszelés: a feladatnak lenginkább megfelelő szoftver és hardver eszközök megtalálása, címke kiválasztás, elhelyezés, kódolási mód, akár demó rendszer megvalósítása
• RFID címkézés: a jelölni kívánt tárgyak felcímkézése, vagy egy előzetes adatbázis szerint a helyszínen felprogramozva a tageket, vagy előre programozott tagek azonosítóit rendelve az adott objektumhoz.
• Helyi infrastruktúra kiépítése, fix telepítésű olvasók esetén az adat és táphálózat megvalósítása, antenna és szenzor kábelezés, kézi olvasók esetén megfelelő vezeték nélküli hozzáférési lehetőség. Összekapcsolási lehetőségek meglévő rendszerekkel.
• A rendszer beállítása: a működési paraméterek optimalizálása teszt üzem alapján,  szoftveres kapcsolatok (pl. ERP felé) véglegesítése.
• Oktatás: a munkavállalók betanítása a rendszer kezelésére, az esetleges új munkafolyamatokra.
• Támogatás, monitoring: a rendszer folymatos működésének nyomonkövetése, a valós használat alapján apróbb módosítások elvégzése, távoli segítségnyújtás igény szerint.

RFID technológia

RFID technológia gyűjtőnév alatt jelen alkalmazásban a Felhasználó számára bevezetésre kerülő, ISO/IEC 18000-63 (EPCglobal Class1 Generation2) rádiós interfész szabvány szerint működő passzív UHF rádiófrekvenciás azonosító eszközöket értünk.
Az ezen szabvány szerint működő eszközök Európában az ETSI 302 208 szabályozásai szerint a 865-868MHz-es sávban ( illetve újabban egyes országokban még 915-921MHz) működhetnek.
A technológia jellemezője, hogy (a vonalkód technikától eltérően) közvetlen rálátás nélkül is működik az olvasó és a tag közti kommunikáció, azonban az olvasó és a tag közt található legtöbb anyag befolyásolja a hullámok terjedését. A víztartalmú anyagok nagyban csillapítják a hullámokat, a fémfelületek pedig visszaverik azokat, így pl. egy fémfelület túloldaláról nem lehetséges a tagek leolvasása. Másik fontos jellemzője a technológiának a több tag (közel)
egyidejű leolvasása, mely olvasó beállítástól függően akár 2-300leolvasás / másodperces olvasási sebességet is jelenthet.
Az RFID technológiát használó eszközöket csoportokra oszthatjuk:

• RFID olvasók : ezek kommunikálnak a tagekkel és az adatokat a feldolgozó egység (pl. PC) felé továbbítják. Képesek írni, olvasni a szabványnak megfelelő tageket a beállított teljesítmény és alkalmazott antenna és magának a tagnek a függvényében meghatározható távolságról. Az olvasók kiépítésük szerint lehetnek:
  • asztali olvasó: beépített antennával, jellemzően USB interfésszel
  • fix telepítésű olvasó: külső antennákkal, GPIO portokkal, jellemzően Ethernet interfésszel
  • kézi olvasó: jellemzően egy érintőképernyős PDA-ba integrált olvasó modul korábban Windows Mobile,  újabban Android operációs rendszerrel, beépített antennával, USB illetve különböző vezeték nélküli interfészekkel (Wifi, Bluetooth)
• RFID tagek/címkék: A megjelölendő objektumokra helyezett RFID tagek (antennából és RFID chipből és hordozóból álló adó-vevők), melyek az olvasóval kommunikálnak, annak elektromágneses terét felhasználva a kommunikációhoz.
• RFID Antennák: az olvasóhoz kapcsolódó antennák végzik a digitális jelek lesugárzását, bizonyos olvasók beépítetten tartalmazzák, egyes típusokhoz külön csatlakoztatható, akár több is egyszerre
• RFID nyomtatók: RFID olvasó modullal felszerelt beépített antennás címkenyomtatók, melyek a címke fizikai megnyomtatásán felül a tagek memóriájának felprogramozására is képesek

RFID címkék elhelyezése

Mivel a különféle anyagok különbözőképpen befolyásolhatják az RFID tagek antennájának kihangoltságát, így eltérő olvasási távolságokat tapasztalhatunk a különböző anyagú megjelölt objektumoknál, azonos olvasó beállítások mellett. A fémes tagek optimális működésüket fémfelületen érik el, ugyanakkor más felületre helyezve őket még jellemzően működőképesek maradnak, de az olvasási hatótávolságuk csökkenhet. Az általános tagek rögzíthetjük fémes
és nem fémes felültre egyaránt olvasási távolságuk hozzávetőleges azonos. A nem fémes tegek csak nem fémes felületen alkalmazhatók, fa, műanyag. Bár az RFID technológia nem igényel közvetlen rálátást a tag és olvasó között, de  hasonlóképpen befolyásolhatják az olvasási távolságot az RFID olvasó antennája és teg közt található anyagok. 

Alkalmas RFID címke / tag kiválasztása

Az RFID címkék / tagek óriási választékban lelhetőek fel a piacon. Különböző méretben és kialakításban.
RFID címke egy közkedvelt méret ebben az alkalmazásban a nem fémes címkére 73x17x 0,1mm.  A fémes címkék alapvetően fémes felületre ragasztava működnek optimálisan, de egyes típusai – általános címkék – nem fémes felületre helyezve is jól használhatók. Jellemző méret: 96x24x1,1mm. A címkék mérete jellemzően az olvasási távolsággal arányos. Az egészen kicsi címkék csupán 5 – 15 cm-es míg a legnagyobbak 4 – 6 m-es olvasási távolságot mutatnak.
Az RFID tagek jellemzően tokozott címkét jelentenek, de egyben egy gyűjtőnevet is a címkékre és a tegekre. A tagekből is komoly válaszék áll rendelkezésre a megfelelő forma, méret, anyag és olvasási távolság kiválasztására. Optimálisan minden különböző eszköztípusra egyedileg kellene a leginkább alkalmas taget kiválasztani, de ez sok termékfajta esetén nehéz és költséges logisztikai feladatot róna az eszköznyilvántartókra. Így javasolt egy kompromisszumos megoldás keresése, és egy két fajta tag használata.

Infokommunikációs és egyéb berendezések ellátása RFID címkékkel

A nagyméretű fémes címke az infokommunikációs berendezések (PC, laptop, VoIP telefon, hálózati eszközök, stb, ) megjelölésére szolgál.
A tag kialakítására jellemző, hogy rendelkezik egy öntapadós hátoldallal, valamint egy fehér, nyomtatható felső felülettel. A kettő között helyezkedik el az RFID antenna valamint a chip.